Sebagai penulis baru, saya ingin mencoba menuliskan beberapa hal yang harus diperhatikan seorang auditor dalam pemeriksaan perkebunan:
Di perkebunan sendiri terdiri atas
1. staff Tata Usaha (Keuangan) yang bertanggung jawab atas: Gudang, Penggajiaan karyawanm dan administrasi.
2. Staff Asistan Agronomi (Tanaman) bertanggung jawab atas:
- Pekerjaan Agronomy di lapangan sesuai dengan standart perusahaan
- Merencanakan pekerjaan kepada karyawan tiap harinya bersama mandor.
- Memastikan pekerja dan mandor bekerja sesuai dengan arahan
- Bersama koordinator pengamanan memastikan tidak ada pencurian di kebun, dll.
3. PKS (Pabrik Kelapa Sawit)
Contoh Kasus BAGIAN KEUANGAN
- Permintaan Gajian Fiktif dan Penjumlahan Tidak benar.
- Pembelian barang dan pencatatan gudang fiktif
• Pencatatan oleh kepala gudang fiktif.• Pembuatan Voucher pembayaran juga fiktif.• Kegiatan ini
melihatkan beberapa orang petugas .
3. Saldo kas cukup tapi saldo bank dimanipulir
4. Kerjasaman dengan pihak ke 3 (Kolusi)• Bahan dikorting atau dikurangi kwantumnya sehingga tidak
sesuai spek.• Bukti tanda-terima bahan dibuat secara fiktif,
seolah-olah semua bahan diterima.• Biasanya kolusi antara bagian tekhnis dan bagian
keuangan.
Antisipasi:
Cek apakah barang-barang bekas sdh lengkap dikembalikan
Contoh Kasus BAGIAN TANAMAN:
Land Clearing
1. Ketidaksesuaian antara
data pada kontrak dengan data inventaris lapangan sebelumnya (Misalnya: Jumlah Pokok, Jumlah pokok
ex.Ganoderma, Panjang teras, dll.
§Indikasi
data pada kontrak lebih besar dari data sesuai dengan inventaris
§Peluang
terjadi Fraud
§Dampak
signifikan mutu pekerja dan biaya.
2. Penggunan bahan kimia
dan kacangan yang tidak standart.
§
Pengujian & Penyimpanan
Alat berat yang
disediakan tidak sesuai jumlah dan jenis yang dipersyaratkan pada kontrak.
Bibitan
1.Pengadaan barang/bahan
yang tidak sesuai dengan rencana pembibitan (Jumlah, waktu)
2.Ketidakwajaran pembuatan
rencana kebutuhan tenaga kerja dibandingkan realisasinya
3.Seleksi bibit pada pre
dan main nursery seringkali tidak sesuai ketentuan, terutama konsistensi
pengafkiran bibit hasil seleksi yang harus didukung dengan berita acara
pengafkiran seleksi bibit.
4. Administrasi dan Teknis
pengiriman bibit kelapangan
5. Mutu pekerjaan
seringkali tidak sesuai persyaratan pada kontrak
•Kedalaman
pengolahan tanah (mekanis )
•Pelaksanaan
pekerjaan tidak sesuai jadwal
•Pembuatan
lubang tanaman yang tidak sesuai ketentuaan (60x60x40 cm).
TBM
1.Pelaksanaan penyiangan
TBM yang tidak sesuai antara hasil dengan rencana/norma (Kuantitas dan
kualitas)
2.Pemupukan yang tidak
tepat waktu, dosis, tabur/cara & Jenis.
3.Kastrasi dilaksanakan
tidak sesuai ketentuan (Waktu, cara dan kualitas)
4.Pembuatan/pembukaan
piringan dan pasar pikul yang tidak sesuai.
TM
1.Perbedaan jumlah pupuk
yang ditaburkan dengan jumlah kebutuhan pupuk sesuai jumlah inventaris pokok.
§Inventaris
pokok tidak update pada areal terserang
ganoderma atau pada kerapatan pokok sudah rendah
2.Pembayaran premi panen
yang tidak sesuai (Terutama pada family kap)
§Pencatatan
hasil panen yang tidak sesuai
§Pencatatan
hasil panen yang tidak sesuai oleh krani panen/produksi dan petugas lapangan
(Mandor panen & petugas pencatat hasil)
3. Pelaksanaan Panen
kontanan
Bagian Pengolahan PKS
1.Penerimaan
TBS di loading ramp PKS agar menjadi perhatian:
§Waktu
penerimaan TBS, agar tidak melewati jam 18.00
§Penimbangan
TBS
§Pelaksanaan
sortasi TBS mempedomani kriteria yang di tentukan, sehingga TBS yang di terima
sesuai kriteria.§Cek
petugas pelaksananya§Kelengkapan/peralatan
yang dibawa§Cara
pelaksanaan sortasi (sehingga sudah diyakini pelaksanaan sortasi sesuai
ketentuan).
2.Perhatikan
pelaksanan penimbangan TBS
§Alat
timbangan : memenuhi persyaratan dari instansi yang berwenang.§
§Pelaksanaan
penimbangan agar transparansi.oAda struk hasil penimbangan.oPenimbangan dapat disaksikan oleh pemasok (Petugas/supir).
§Memperhatikan
penimbangan pada saat masih memuat TBS dan penimbangan (kosong), agar tidak ada upaya penambahan /pengurangan.
3.Pelaksanaan
pencucian tangki timbun, apakah telah rutin dilaksanakan sesuai ketentuan
4.Kelengkapan
sertifikat yang harus dimiliki oleh operator
(Hosting crane, rebusan, ketel uap dll)
5.Penanganan
limbah (padat/cair) apakah sudah sesuai ketentuan.
6.Pemeriksaan
persedian produksi (CPO dan Kernel) agar jadi perhatian terutama tangki timbun,
mencakup kuantitas dan kualitas CPO.
Hal diatas adalah beberapa temuan kasus di PTPN yang saya pelajari dari pelatihan internal auditor di LPP. Dan ada kemungkinan kasus2 lain banyak yang akan dapat terjadi di perkebunan negeri atau pun perkebunan swasta.